Produkt

Zarządzanie portfelem nieruchomości

Pozwala na poprawę zarządzania dzięki całościowej i przekrojowej analizie portfelu nieruchomości

Informacje

Przegląd nieruchomośći w portfelu

Moduł pozwala na zarządzanie całym portfelem nieruchomości dając dostęp do zagregowanych informacji o poszczególnych nieruchomościach. Informacje takie jak zestawienia powierzchni, przychody i koszty, zestawienia umów itd. prezentowane są w przejrzysty sposób, tak by umożliwić ich analizę także z telefonu komórkowego czy tabletu.

Zarządzanie umowami i rozliczeniami

System pozwala także na zarządzanie umowami globalnymi, które mogą być zawarte dla wszystkich nieruchomości w portfelu. Zawieranie umów globalnych takich jak ochrona wszystkich nieruchomości, wywóz nieczystości, umowy na energię elektryczną i gaz można znacznie obniżyć koszty obsługi nieruchomości.

Raporty i analizy

Dzięki konfigurowalnym pulpitom menadżerskim użytkownik ma dostęp do spersonalizowanych raportów i wskaźników (KPI) dotyczących posiadanych w portfelu nieruchomości. W przypadku przekroczenie zadanych wskaźników system automatycznie wygeneruje raport oraz poinformuje odpowiednie osoby o przekroczeniu zadanych parametrów, dzięki czemu mogą one na bieżąco reagować na zaistniałą sytuację.

Budżetowanie i zarządanie projektami

Moduł ten wspiera także planowanie i budżetowanie przychodów i kosztów związanych z najmem, wykorzystaniem i obsługą nieruchomości. Dzięki temu można tworzyć różne warianty wynajmu i komercjalizacji posiadanych nieruchomości, tak by zmaksymalizować zyski.

Kontrola procesów

Dzięki możliwości integracji z obiegiem dokumentów księgowych, system umożliwia kontrolę poziomu realizacji budżetów względem umów, faktur oraz płatności. Tak zautomatyzowany proces weryfikacji znacznie obniża koszty administracyjne, ale przede wszystkim pozwala na wychwytywanie sytuacji wyjątkowych, mogący mieć mieć negatywny wpływ na wynik finansowy.

Funkcjonalności

• Przegląd nieruchomości znajdujących się w portfelu
• Dostęp do zagregowanych danych dotyczących nieruchomości takich jak:
  • Powierzchnie własne i wynajęte
  • Przychody z nieruchomości i koszty ich obsługi
  • Dokumentacja, powiadomienia itd.
• Zarządzanie umowami globalnymi i rozliczeniami (np. umowy ochrony dla wszystkich nieruchomości)
• Raporty i analizy
  • Konfigurowalne wskaźniki KPI dotyczące posiadanych nieruchomości (np. marża z wynajmu poszczególnych nieruchomości, stan gotówki, wiekowanie należności itp.)
  • Tworzenie i dostęp do kokpitów menadżerskich
  • Analizy typu drill-down
  • Alerty o przekroczeniach poprzez e-mail oraz sms
• Budżetowanie i zarządzanie projektami
  • Planowanie i tworzenie budżetów ( dla nieruchomości , poszczególnych działów i departamentów, budżetów inwestycyjnych, remontowych itp.)
  • Kontrola i weryfikacja poziomu realizacji budżetów względem umów, faktur oraz płatności
  • Prowadzenie projektu (zasoby, zadania, dokumentacja projektowa, wykres Gantta)
• Prognozowanie i szacowanie wartości nieruchomości

Zarządzanie powierzchniami

Pozwala na ocenę wykorzystania powierzchni, w celu zmniejszenia całkowitego kosztu wynajmu i maksymalizacji wykorzystania powierzchni.

Informacje

Rejestr powierzchni

Moduł umożliwia łatwe planowanie oraz zarządzanie posiadanymi powierzchniami. Przekrojowe informacje o wykorzystaniu powierzchni pozwalają na poprawę efektywności związanej z jej wynajmowaniem oraz dokładną analizę i ocenę wszystkich kosztów związanych z całym kompleksem budynków, pojedynczymi budynkami czy też poszczególnymi powierzchniami i lokalami w ramach pojedynczego budynku.

Alokacja najemców i zasobów do powierzchni

Informacje o poziomie komercjalizacji, przypisaniu powierzchni do poszczególnych najemców, pracowników, działów i departamentów są dostarczane przez system poprzez raporty, zestawienia i alerty generowanie automatycznie przez platformę.

Kontrola procesów

Funkcjonalności zarządzanie procesem zajmowania i zwalniania powierzchni wpływają na zmniejszenie kosztów przeprowadzek, ponownego wynajmu czy przystosowania powierzchni do innych celów.

Funkcjonalności

• Rejestr budynków, lokali i powierzchni wraz ze współczynnikami i innymi cechami nieruchomości
• Graficzna prezentacja poszczególnych powierzchni nieruchomości,
• Możliwość przypisywania osób (najemców nieruchomości, działów, departamentów uczelni itp.) do powierzchni
• Możliwość lokalizacji przypisanych osób i zasobów na planie nieruchomości,
• Zarządzanie procesem zajmowania lub zwalniania powierzchni
• Analizy i porównania powierzchni poszczególnych pomieszczeń wraz z informacją o wynajętej powierzchni nieruchomości

Rejestr najemców, dostawców oraz zarządzanie umowami

Pozwala na zwiększenie efektywności zarządzania najmem poprzez jego automatyzację oraz zminimalizowanie liczby powtarzalnych błędów

Informacje

Rejestr najemców

Rejestr najemców pozwala na stworzenie bazy wszystkich najemców i dostawców i zarządzanie nimi w odniesieniu do najmowanych lub użytkowanych powierzchni.

System pozwala na przechowywanie ich danych teleadresowych oraz na segmentację na podstawie wybranych kryteriów.

Portal najemcy

Każdy z najemców może zalogować się do systemu, dzięki czemu zyska dostęp do swoich danych, szczegółów umowy, faktur i zgłoszonych usterek.

Osoba zarządzająca może wyświetlić szczegóły wybranego najemcy i uzyskać dostęp do szczegółów umowy, faktur miesięcznych i rozliczeniowych, rezerwacji i wykorzystania zasobów parku oraz raportu rent-roll obrazującego aktualne warunki finansowe najmu z uwzględnieniem kursów walut i waloryzacji czynszu i opłat eksploatacyjnych.

Zarządzanie umowami najmu

Funkcjonalność umożliwia menadżerom obiektów pełną kontrolę nad zarządzanymi powierzchniami oraz umowami najmu (dostępna oraz wynajęta powierzchnia).

Moduł gwarantuje szybki i intuicyjny dostęp do wszystkich ważnych ustaleń i zapisów związanych z wynajmowanymi przestrzeniami, daje możliwość tworzenia zestawień najemców i aktualnie zajmowanych powierzchni wraz z dostępem do bazy umów najmu. Informacje te są niezwykle istotne zarówno ze względu na efektywność codziennej pracy, jak i dla automatycznego generowania comiesięcznych faktur związanych z najmem powierzchni.

Monitoring umów i powiadomienia

Moduł wspiera codzienną prace osób odpowiedzialnych za najemców i ich umowy stale monitorując i dostarczając informacji o zdarzeniach wymagających interwencji. Przykładowo, moduł może informować o niedostarczeniu przez najemcę zestawienia obrotów, zbilżającym się terminie wygaśnięcia gwarancji bankowych eliminując tym samym ryzyko przeoczeń ważnych zapisów umowy

Funkcjonalności

• Rozbudowana baza najemców (rejestr najemców, kontaktów, powiązanych umów, protokołów, zestawienie powierzchni itp.)
• Komercjalizacja nieruchomości - wsparcie dla procesu poszukiwania najemców i obsługa umów przedwstępnych,
• Zarządzanie umowami najmu
  • Informacja o podstawowych danych umowy takich jak:
  • Daty rozpoczęcia najmu, odbioru,
  • Powierzchniach objętych umową,
  • Klauzule wypowiedzenia, przedłużenia umowy
  • Polisy ubezpieczeniowe
  • Gwarancje bankowe
  • Czynsz, terminy płatności itp.
• Nadzór nad wykonaniem zapisów umowy najmu;
• Zarządzanie okresami obowiązywania umów najmu,
• Obieg akceptacyjny umów
• Nadzór nad aranżacją powierzchni Najemców,
• Rejestr kontaktów z najemcami oraz dokumentów
• Baza dostawców (rejestracja dostawców, definiowanie ich kategorii,)
• Zarządzanie umowami dostawców(np. usługi ochrony, sprzątania, serwisu nieruchomości, dostawy mediów itp.)
• Możliwość samoobsługi i dostęp dla najemcy do informacji związanych między innymi:
  • Umów (lista umów, warunki najmu, rozliczenia mediów itp.)
  • Historii rozliczeń ( faktury, historia płatności, windykacja)
  • Obsługa zgłoszeń serwisowych (dodawanie nowych zgłoszeń serwisowych, przeglądzie stanu realizacji)
  • Rejestrze umów z dostawcami

Rozliczenia, koszty i fakturowanie

Pozwala na automatyzację procesu budżetowania, rozliczeń powierzchni, najmu oraz seryjne fakturowanie.

Informacje

Zarządzanie finansami nieruchomości

Funkcjonalność umożliwia zarządzanie operacyjne i finansowe nieruchomości. System wspiera użytkowników w zakresie budżetowania i rozliczania obiektów, umożliwiając bieżące monitorowanie kluczowych wskaźników, kontrolę wydatków, automatyczne rozliczanie najemców oraz analizę odchyleń od planu.

Moduł umożliwia raportowanie planowanych i rzeczywistych przychodów i kosztów, a także automatyzuje cały proces rozliczeń umów poprzez seryjne fakturowanie (faktury sprzedaży), automatyczne wyliczanie wysokości czynszu w oparciu o parametry z umowy i obroty osiągnięte przez najemcę w danym miesiącu itp.

Rozliczenie zużycia mediów

Obciążenia wynikające z tych faktur kosztowych są wykorzystywane do automatycznego rozliczenia opłat eksploatacyjnych (na podstawie zdefiniowanych wcześniej kluczy dystrybucji kosztów).

Rozliczenie kosztów

Moduł rozliczeń pozwala na automatyczne rozliczenie najemców zarówno w ujęciu miesięcznym – uwzględniającym czynsz, eksploatację, dodatkowe umowy oraz wykorzystanie odpłatnych zasobów nieruchomości, jak i rocznym – na podstawie faktur dostawców i udziałów w powierzchni wspólnej.

Fakturowanie

System pozwala na wygenerowanie faktur indywidualnie dla wybranego najemcy lub masowo w wybranym miesiącu dla wszystkich najemców. System wystawia także korekty po ogłoszeniu współczynnika waloryzacji.

Raporty

Raport rent-roll pozwala na śledzenie wartości elementów składowych każdej z umów w wybranej przez użytkownika dacie.

Budżetowanie

Funkcjonalność budżetowania zaszyta w moduł umożliwia zarządzanie projektami i budżetami kosztowymi, wspierające cały projekt inwestycyjny począwszy od studium wykonalności, przez jego uszczegółowienie w momencie planowania budżetu, na etapie realizacji, aż po rozliczenie i weryfikację odchyleń od planu.

Rozbudowane mechanizmy łączenia poszczególnych budżetów cząstkowych w budżety zbiorcze i projekty pozwalają na zarządzanie wszystkimi przedsięwzięciami w jednym systemie oraz na analizowanie danych od najbardziej ogólnych do najbardziej szczegółowych. Wykonanie budżetu będzie automatycznie aktualizowane przez system na podstawie wprowadzonych wcześniej faktur kosztowych i umów wykonawczych a alerty o przekroczeniach będą wysyłane przez system natychmiast po rozpoznaniu zagrożenia w postaci przekroczenia pozycji budżetowej.

Integracja z ERP

Dzięki integracji z systemami finansowo-księgowymi (np. SAP) wszelkie rozliczenia dotyczące najemców, faktury sprzedażowe oraz kosztowe będą automatycznie wysyłane do systemu finansowo-księgowego bez konieczności ich powtórnego wprowadzania.

Funkcjonalności

• Rejestracja dokumentów kosztowych (faktury od dostawców, podatki od nieruchomości itp.)
• Rejestracja zużycia mediów (prąd, woda, telekomunikacja), wraz z możliwością importu danych z zewnętrznych czytników
• Dystrybucja i rozliczenie wszystkich kosztów (media, usługi zewnętrzne, podatki, marketing) wg. zdefiniowanych kluczy
• Automatyczne generowanie faktur dla najemców na podstawie:
  • parametrów umów,
  • liczników i współczynników
  • planu i realizacji budżetu
  • czynszów, obrotów itp.
• Wsparcie w windykacji należności od najemców (automatyczne generowanie zestawień zaległości wraz z generowaniem przypomnień i dokumentów wezwania do zapłaty bezpośrednio z modułu poprzez email, sms)
• Rozliczenia płatności, generowanie not odsetkowych
• Integracja z systemami Finansowo-Księgowymi
• Raporty i analiz:
• analiza przychodów i kosztów:
  • np. podział kosztów na stałe i zmienne,
  • analiza rentowności wynajmowanych powierzchni,
  • dynamika salda zadłużenia najemców.
  • Tendencje obrotów w czasie w podziale na lokale itp.
• Zarządzanie projektami i Budżetowanie kosztów

Zarządzanie wyposażeniem oraz inwentaryzacja

Pozwala na uzyskanie odpowiedzi na pytania o zapotrzebowanie na sprzęt, informację o lokalizacji wyposażenia, jego wykorzystanie i stan zużycia.

Informacje

Ewidencja wyposażenia

Funkcjonalność ta pozwala na pełną ewidencję wyposażenia nieruchomości. Istnieje możliwość przypisania zasobów do poszczególnych pracowników oraz do lokalizacji. Dzięki temu w łatwy sposób można uzyskać odpowiedz na pytania o zapotrzebowanie na sprzęt, informację o lokalizacji wyposażenia, jego wykorzystanie i stan zużycia.

Zarządzanie wykorzystaniem wyposażenia

Wielokrotne wykorzystanie wyposażenia przez różnych pracowników oraz zapewnienie spójności procesu przenoszenia, przypisywania i zdawania oraz wymiany wyposażenia znacząco obniża koszty operacyjne i inwestycyjne.

Inwentaryzacja

Moduł wspiera proces inwentaryzacji wyposażenia. Dzięki możliwości zastosowania radiowej identyfikacji (RFID) lub kodów QR, w łatwy sposób można sporządzić lub zaktualizować listę wyposażenia nieruchomości.

Funkcjonalności

• Ewidencja wyposażenia (np. maszyny, meble, sprzęt komputerowy w podziale na szczegółową lokalizację
• Graficzna prezentacja wyposażenia na planie nieruchomości,
• Przypisywanie osób (najemców, beneficjetów, pracowników itp.) do wyposażenia
• Zarządzanie procesem przypisywania, przenoszenia, zdawania i wymiany
• Zarządzanie stanem wykorzystania
• Zarządzanie kosztami wyposażenia i amortyzacją
• Śledzenie historii wyposażenia
• Zarządzanie procesem inwentaryzacji wyposażenia
• Integracja z technologią RFID oraz możliwość wykorzystania technologii kodów kreskowych i QR

Zarządzanie bieżącą obsługą techniczna oraz przeglądami planowanymi

Pozwala na minimalizację przestojów, kosztów serwisowych oraz na wydłużenie czasu działania wyposażenia.

Informacje

Zarządzanie serwisem i zgłoszeniami

Funkcjonalność pozwala na rejestrowanie wszystkich zgłaszanych awarii i usterek w specjalnym module zarządzania zdarzeniami. Moduł pozwala zarządcy nieruchomości na śledzenie całego procesu pracy związanego z danym zleceniem usunięcia usterki z uwzględnieniem osoby zgłaszającej oraz działami/firmami odpowiedzialnymi za realizację prac związanych zarówno z usunięciem usterki jak i jej odbiorem.

Funkcjonalność przyczynia się także do usprawnienia obiegu dokumentów oraz przepływu informacji a w sytuacjach awaryjnych gwarantuje błyskawiczny dostęp do wszelkich dokumentów niezbędnych do pracy serwisu, w formie elektronicznego archiwum. Moduł wspiera użytkownika także w procesie planowania i nadzorowania wszystkich przeglądów i serwisów budynków oraz urządzeń (np. urządzeń laboratoryjnych).

Planowanie przeglądów

Wykorzystanie modułu serwisowego pozwala zminimalizować wszelkie ryzyka związane z procesem administrowania nieruchomością, co przynosi wymierne korzyści dla właściciela oraz najemców budynku. Moduł ten pozwalana również na proaktywne planowanie przeglądów i zadań serwisowych dotyczących budynku oraz urządzeń. Usprawnienie i automatyzacja tego procesu wpływa na minimalizację przestojów, kosztów serwisowych oraz na wydłużenie czasu działania poszczególnych zasobów.

Zarządzanie serwisantami

System automatycznie generuje zadania na podstawie harmonogramów ustalonych przez osobę zarządzającą nieruchomością oraz tych wymaganych przez prawo budowlane. Zadania pokazane są w kalendarzu, dzięki czemu w przyjazny sposób można analizować wszystkie działania związane z naprawami, oraz przydzielać zasoby niezbędne do ich realizacji.

Przypomnienia i alerty

Rozbudowany system powiadomień email i SMS umożliwia informowanie o konieczności naprawy w danej lokalizacji, a także o wszelkich zmianach, które dokonał zarządca nieruchomości. Dostępne raporty umożliwiają np. analizę awaryjności urządzeń, kosztów napraw, czasu napraw, efektywność poszczególnych techników i wiele innych.

Funkcjonalności

• Zarządzanie umowami serwisowymi (koszty i okres obowiązywania umowy, okresy rozliczeniowe, zagwarantowane czasy reakcji na zgłoszenia oraz czasy realizacji zgłoszeń).
• Rejestrowanie zgłoszeń i planowanie zadań związanych z obsługą techniczną z uwzględnieniem zasad SLA (Service Level Agreement)
• Planowanie przeglądów budynków, urządzeń według typu, potrzeby i lokalizacji
• Definiowanie powtarzalnych procedur konserwacyjnych
• Graficzna prezentacja usterek na planie nieruchomości
• Przypomnienia o ważnych datach związanych z obsługą inwestycji (email, sms) oraz o planowanych przeglądach
• Kalendarz zdarzeń i zadań dedykowany dla działu technicznego
• Przypisywanie i planowanie ekip serwisowych do zadań
• Automatyczne generowanie zleceń do wykonania dla inżynierów
• Elastyczny przepływ pracy i zadań – tzw. Workflow
• Raportowanie i analizy związane z obsługą techniczną obiektu (np. analizy gwarantów, ekip, elementów wyposażenia, kosztów)
• Możliwa integracja z systemem BMS (agregacja danych pochodzących z liczników, rejestratorów, raportowanie, analizy)

Zarządzanie zasobami wspólnymi

Moduł pozwala na zwiększenie efektywności wykorzystania wspólnej powierzchni oraz wyposażenia nieruchomości

Informacje

Ewidencja wspólnych zasobów

System pozwala także na zarządzanie zasobami wspólnymi nieruchomości. Poprzez specjalnie przygotowaną strefę system pozwala na zarządzanie rejestrem zasobów dostępnych do rezerwacji – z możliwością określenia ich dostępności w ciągu dnia, ilości godzin w miesiącu oraz odpłatności. Użytkownicy mogą rezerwować zasoby podając wybrany zakres dat i godzin. System przypisuje zasób w najbliższym dostępnym terminie spełniającym wymagania użytkownika wraz z przypisaniem kosztu i warunków ewentualnej płatności oraz rozliczenia.

Rezerwacja i kalendarz zasobów

Na podstawie dostępności i rezerwacji zasobów tworzony jest kalendarz dostępny do wglądu dla użytkowników. Administratorzy z poziomu kalendarza mogą natomiast śledzić i modyfikować rezerwacje.

Hoteling zasobów

Moduł wspiera także usługę hotelingową, dzięki której pracownicy tymczasowi, czy kontraktorzy mogą rezerwować powierzchnię na dłuższy, ale określony okres czasu. Wykorzystanie hotelingu pozwala na zoptymalizowanie wykorzystania powierzchni, co powoduje obniżenie kosztów nieruchomości.

Funkcjonalności

• E- rezerwacje pomieszczeń i wyposażenia ( sal konferencyjnych, sprzętu komputerowego,, maszyn laboratoryjnych itp)
• E-hoteling – możliwość wyszukiwania, rezerwowania i wynajmowania powierzchni na określony czas dla pracowników tymczasowych, kontraktorów, osób pracujących zdalnie lub zespołów projektowych.